Zakelijke dienstverlening
Minder stukken najagen, meer tijd voor het advies.
Wij bouwen de oplossingen rond het klantdossier: stukken compleet, kennis vindbaar en conceptrapportages klaar. Het advies, de controle en de ondertekening blijven bij jullie professionals.
20 minuten, gratis. Past het niet, dan zeggen we dat, en stopt het daar.
Wat er in de branche speelt
In dit soort bedrijven is tijd het product. Toch gaat veel tijd op aan werk dat niet wordt gefactureerd: stukken opvragen, dossiers doorzoeken, uren bijwerken en rapporten opmaken. Tegelijk gaat het om vertrouwelijke informatie, vaak met eigen beroepsregels. Daarom moet goed vastliggen welke gegevens worden gebruikt, en wie de uitkomst controleert.
Administratiekantoren · Adviesbureaus · Ingenieursbureaus · Juridische dienstverleners
Dit herkennen jullie waarschijnlijk.
Stukken najagen
Klanten leveren te laat of onvolledig aan. Er gaat een herinnering uit, nog één, en dan belt iemand.
Elke nieuwe klant begint met dezelfde vragen
Gegevens, documenten en afspraken verzamelen kost per klant tijd, en zit verspreid over mail.
Het antwoord staat ergens in een dossier
Een eerder advies of afspraak is wel vastgelegd, maar vinden kost tijd, vooral als de collega die het deed er niet is.
Rapporten beginnen niet bij nul, maar wel bijna
Cijfers en teksten uit verschillende bronnen worden met de hand in een rapport gezet, voordat het echte werk begint.
Uren raken kwijt
Tijd wordt achteraf bijgewerkt. Wat niet is genoteerd, wordt niet gefactureerd.
Wat we kunnen bouwen.
Elke oplossing staat op zichzelf. We beginnen met één; een volgende krijgt een eigen scope en prijs. Het pakket per oplossing is een eerste indicatie, de scope ligt vast in het voorstel.
01
Stukken van klanten compleet
Nu: Aanleveren loopt via mail en herinneringen, en niemand heeft goed overzicht.
Wat we bouwen: Per klant en periode staat vast wat er nodig is. Inkomende stukken worden herkend en afgevinkt. Wat ontbreekt, staat op de lijst, met een conceptherinnering in de toon van jullie kantoor.
- Waar het uit put
- Gedeelde mailbox · Documentmap of DMS · Klantafspraken
- Jullie team beslist
- Of stukken voldoen en wat er naar de klant gaat
- Wat we meten
- Dagen tot compleet dossier · Herinneringen per klant · Tijd per klant
- Past doorgaans bij
- Compleet
02
Intake van nieuwe klanten en opdrachten
Nu: Bij een nieuwe klant of opdracht moeten steeds dezelfde gegevens en documenten worden verzameld.
Wat we bouwen: Een intakeflow die gegevens verzamelt en controleert, en openstaande punten op een lijst zet. Het dossier en een conceptopdrachtbevestiging staan daarna klaar om te beoordelen.
- Waar het uit put
- Formulier en mail · Klantbestand of CRM · Standaardteksten
- Jullie team beslist
- Klantacceptatie, wettelijke controles en de opdracht
- Wat we meten
- Tijd per intake · Tijd tot start opdracht
- Past doorgaans bij
- Compleet
03
Dossiers en kennis doorzoekbaar
Nu: Eerdere adviezen en afspraken zijn lastig te vinden.
Wat we bouwen: Een assistent die alleen antwoordt uit jullie eigen dossiers en kennisdocumenten en altijd de bron toont. Toegang volgt de rechten en afschermingen die jullie al hebben.
- Waar het uit put
- DMS of SharePoint · Sjablonen · Eerdere adviezen
- Jullie team beslist
- Hoe de informatie wordt toegepast
- Wat we meten
- Zoektijd per vraag · Gebruik per week
- Past doorgaans bij
- Start
04
Conceptrapporten klaarzetten
Nu: Eerste versies vragen veel overneem- en opmaakwerk.
Wat we bouwen: Een eerste opzet op basis van jullie eigen sjabloon en de stukken in het dossier, met bij elke passage een verwijzing naar de bron. Wat niet uit de bron blijkt, wordt gemarkeerd in plaats van ingevuld.
- Waar het uit put
- Dossierstukken · Sjablonen · Cijfers uit het boekhoud- of projectpakket
- Jullie team beslist
- Alle inhoud, conclusies en ondertekening
- Wat we meten
- Tijd tot eerste versie · Correcties per rapport
- Past doorgaans bij
- Compleet
05
Gespreksverslagen en actiepunten
Nu: Na een klantgesprek moet er nog een verslag komen, en afspraken verdwijnen in notities.
Wat we bouwen: Met toestemming van de deelnemers wordt een gesprek omgezet naar een conceptverslag met actiepunten. Dat komt, na controle, in het dossier en op de actielijst.
- Waar het uit put
- Notities of opnames, met toestemming · Agenda · Dossier
- Jullie team beslist
- Wat er wordt vastgelegd en gedeeld
- Wat we meten
- Tijd per verslag · Open actiepunten
- Past doorgaans bij
- Start
06
Zicht op uren, capaciteit en marge
Nu: Bezetting en rendement per klant staan in verschillende systemen.
Wat we bouwen: Een dashboard dat uren, facturen en planning samenbrengt: per klant, opdracht en team. Het laat zien waar uren niet gefactureerd worden en waar de capaciteit krap is.
- Waar het uit put
- Urenregistratie · Boekhouding · Planning
- Jullie team beslist
- Hoe de cijfers worden gebruikt
- Wat we meten
- Tijd voor de maandrapportage · Gebruik van het dashboard
- Past doorgaans bij
- Compleet of Maatwerk
De stukken voor de kwartaalafsluiting
Bij een administratiekantoor loopt de termijn voor het kwartaal. Veertig klanten moeten nog stukken aanleveren.
Dit voorbeeld laat de werkwijze zien. De inrichting en uitkomst hangen af van jullie proces en gegevens.
Bekijk alle voorbeeldenHet systeem
Overzicht maken
Per klant staat wat er volgens de afspraak nodig is en wat er al binnen is. Bij elf klanten ontbreekt iets.
Het systeem
Stukken herkennen
Binnengekomen bestanden worden aan de juiste klant en periode gekoppeld. Twee bestanden zijn niet zeker en worden gemarkeerd.
Het systeem
Conceptherinneringen
Per klant staat een herinnering klaar met precies wat er nog ontbreekt.
Jullie team
Beoordelen en versturen
De medewerker kijkt de lijst na, belt een klant zelf en verstuurt de rest.
Het systeem
Klaar om te verwerken
Complete dossiers staan bovenaan, met de stukken op de juiste plek.
Jullie team
Verwerken en adviseren
De medewerker verwerkt de stukken, controleert de uitkomst en bespreekt die met de klant.
Zo bouwen we het.
Elke oplossing heeft dezelfde vier lagen. AI doet alleen wat AI goed kan; jullie systemen blijven de bron van de cijfers.
Systemen in deze branche
- Exact
- Twinfield
- AFAS
- Microsoft 365 en SharePoint
- Simplicate
- Excel-exports
Voorbeelden, geen referenties. We beginnen met een export of importbestand. Of een directe koppeling kan, staat in het plan; de bouw ervan is meerwerk en staat apart in het voorstel.
Van gesprek tot beheer
- Gesprek: We kijken waar niet-factureerbare tijd zit en welke afspraken over vertrouwelijkheid gelden.
- Kort plan: Welk team of welk soort klant eerst, welke gegevens we gebruiken en wat we meten.
- Bouwen en testen: We testen met afgesproken voorbeelddossiers en jullie professionals beoordelen het resultaat vóór acceptatie.
- Beheer: Monitoring, bronupdates, rapportage en kleine wijzigingen. Een uitbreiding krijgt een eigen scope en prijs.
Waar we op letten.
Wat volgens ons het verschil maakt tussen een oplossing die blijft draaien en een proef die stilvalt.
Regel de vertrouwelijkheid eerst
Spreek vooraf af welke gegevens worden verwerkt, waar dat gebeurt en hoe lang. Check ook jullie beroepsregels en klantafspraken.
Toon altijd de bron
Een professional moet een antwoord kunnen narekenen. Zonder verwijzing naar de bron is een conceptadvies alleen maar extra werk.
Begin bij werk zonder inhoudelijk oordeel
Stukken verzamelen en dossiers ordenen levert snel tijd op, met weinig risico. Rapporten komen daarna.
Houd afscherming per klant intact
Een zoekassistent mag niet laten zien wat een medewerker nu ook niet mag zien. Rechten nemen we over en testen we.
Vraag toestemming bij opnames
Opnemen en samenvatten van gesprekken doen we alleen als alle deelnemers dat weten en hebben toegestemd.
Wat we bewust niet doen
- Geen fiscaal, juridisch of technisch advies
- Geen ondertekening, controle of aangifte namens jullie
- Geen wettelijke cliëntcontroles zonder beoordeling
Een logische eerste stap: stukken van klanten compleet
Dit werk komt elke periode terug, vraagt geen inhoudelijk oordeel en het resultaat is snel te zien. Afgesproken opvolging hoort in dit pakket bij hetzelfde proces.
Dit past bij het pakket Compleet. Bekijk de prijzen
Vragen uit deze branche.
Hoeveel stukken lopen jullie deze maand achterna?
In 20 minuten zoeken we samen uit welk werk slimmer kan. Daarna krijgen jullie een kort plan.
Plan je gratis strategiegesprekGratis · 20 minuten · daarna een kort plan