Service en onderhoud
Elke storingsmelding compleet, voordat de planner begint.
Wij bouwen de oplossingen rond de servicedesk: meldingen compleet, historie erbij, statusvragen voorbereid en werkbonnen klaar voor de factuur. Diagnose, veiligheid en planning blijven bij jullie team.
20 minuten, gratis. Past het niet, dan zeggen we dat, en stopt het daar.
Wat er in de branche speelt
Goede monteurs zijn schaars: in de bedrijvenenquête van Wij Techniek uit 2025 meldt ruim vier op de tien installatiebedrijven een tekort aan vakmensen. Elke rit moet dus raak zijn. Toch begint een melding vaak met "het doet het niet", zonder type, serienummer of foutcode. De planner is de enige met overzicht, en intussen gaat de telefoon.
Installatietechniek · Koeltechniek · Horeca- en grootkeukenapparatuur · Pompen · Werkplaatsapparatuur
Dit herkennen jullie waarschijnlijk.
"Het doet het niet"
Geen type, geen serienummer, geen foutcode. De servicedesk belt terug, of de monteur ontdekt het pas bij de klant.
De monteur staat er zonder onderdeel
Omdat in de melding niet stond welke machine het was. Dat betekent een tweede rit, en de klant wacht langer.
Klanten bellen wanneer de monteur komt
De planner zoekt het op, belt terug en moet daarna de draad weer oppakken.
De historie staat verspreid
Eerdere storingen en onderdelen zitten in mail, het systeem en het geheugen van de monteur.
Werkbonnen blijven liggen
Foto's, notities en bonnen komen later binnen. Zolang ze niet compleet zijn, gaat de factuur niet de deur uit.
Wat we kunnen bouwen.
Elke oplossing staat op zichzelf. We beginnen met één; een volgende krijgt een eigen scope en prijs. Het pakket per oplossing is een eerste indicatie, de scope ligt vast in het voorstel.
01
Storingsmeldingen compleet
Nu: Meldingen komen onvolledig binnen en de servicedesk moet alles navragen.
Wat we bouwen: We lezen de melding uit, herkennen klant en locatie, vragen om wat ontbreekt en zetten een samenvatting klaar voor de planner. Meldingen die op spoed kunnen wijzen, staan bovenaan.
- Waar het uit put
- Servicemailbox of webformulier · Klant- en machinebestand · Servicecontracten
- Jullie team beslist
- Diagnose, spoed en planning
- Wat we meten
- Contactmomenten tot complete melding · Voorbereidingstijd per melding · Herhaalritten door ontbrekende informatie
- Past doorgaans bij
- Compleet
02
Machinehistorie bij de melding
Nu: Wat er eerder aan deze machine is gedaan, moet iemand bij elkaar zoeken.
Wat we bouwen: Eerdere meldingen, werkbonnen en gebruikte onderdelen van dezelfde machine staan samengevat bij de nieuwe melding, met een verwijzing naar de bron. De monteur ziet het vóór vertrek.
- Waar het uit put
- Eerdere werkbonnen · Mailhistorie · Serviceregistratie
- Jullie team beslist
- Technische beoordeling en welke onderdelen mee moeten
- Wat we meten
- Zoektijd per melding · Aandeel meldingen met historie
- Past doorgaans bij
- Start
03
Statusvragen voorbereid
Nu: Klanten vragen wanneer de monteur komt, en de planner wordt uit het werk gehaald.
Wat we bouwen: De vraag wordt aan de juiste melding gekoppeld en de bekende status staat als conceptantwoord klaar. Een tijdstip noemen we alleen als het al in de planning staat.
- Waar het uit put
- Planning · Meldingen · Klantmailbox
- Jullie team beslist
- Wat er naar de klant gaat en wat er wordt toegezegd
- Wat we meten
- Aantal statusvragen · Tijd per vraag
- Past doorgaans bij
- Compleet
04
Werkbonnen klaar voor de factuur
Nu: Bonnen zijn onvolledig of komen laat binnen, en de factuur wacht.
Wat we bouwen: Notities en foto's worden aan de melding gekoppeld en gecontroleerd op uren, onderdelen en handtekening. Wat ontbreekt, gaat terug naar de monteur. Een conceptfactuurregel staat klaar, op basis van jullie tarieven en het contract.
- Waar het uit put
- Werkbonnen · Foto's en notities · Contracten en tarieven
- Jullie team beslist
- Contractdekking en wat er wordt gefactureerd
- Wat we meten
- Dagen van bezoek tot factuur · Bonnen die terug moeten
- Past doorgaans bij
- Compleet
05
Meldingen via WhatsApp
Nu: Klanten sturen al foto's en berichten via WhatsApp, maar die komen niet in het systeem.
Wat we bouwen: Een afgebakende flow die via WhatsApp de benodigde gegevens en foto's verzamelt en de melding doorzet naar jullie team. We toetsen eerst of dit past: welk nummer, welke flow en welke overdracht.
- Waar het uit put
- WhatsApp Business · Klant- en machinebestand
- Jullie team beslist
- Overdracht en vervolg
- Wat we meten
- Aandeel complete meldingen via dit kanaal
- Past doorgaans bij
- Compleet
06
Telefonische meldingen opnemen
Nu: Buiten kantoortijd of op drukke momenten blijft de telefoon onbeantwoord, of de melding wordt half genoteerd.
Wat we bouwen: Een voice agent die vaste vragen stelt, gegevens vastlegt en de melding doorzet. Bij spoed of twijfel gaat de beller direct naar een mens of de wachtdienst. De beller hoort vooraf dat het een systeem is.
- Waar het uit put
- Telefonie · Klant- en machinebestand · Afspraken over spoed en wachtdienst
- Jullie team beslist
- Wat spoed is en wie er wordt ingeschakeld
- Wat we meten
- Gemiste oproepen · Aandeel complete meldingen · Doorverbonden gesprekken
- Past doorgaans bij
- Maatwerk
"De koeling doet het niet"
Vrijdagmiddag mailt een horecaklant met één zin en geen verdere gegevens.
Dit voorbeeld laat de werkwijze zien. De inrichting en uitkomst hangen af van jullie proces en gegevens.
Bekijk alle voorbeeldenHet systeem
Klant herkennen
De afzender wordt gekoppeld aan de klant en de locatie. Daar staan twee koelinstallaties geregistreerd, dus de machine is nog niet duidelijk.
Het systeem
Vragen wat ontbreekt
Een conceptbericht vraagt welke installatie het is, de foutcode en een foto. De melding staat bovenaan, omdat het om koeling bij een horecaklant gaat.
Jullie team
Beoordelen en versturen
De servicedesk ziet de melding, belt de klant vanwege de mogelijke spoed en verstuurt het bericht.
Het systeem
Historie erbij
De foto wijst de installatie aan. Bij de melding staan de laatste drie bezoeken en het eerder vervangen onderdeel.
Jullie team
Plannen
De planner beoordeelt de spoed, kiest de monteur en bepaalt welke onderdelen mee moeten.
Het systeem
Na het bezoek
De werkbon wordt gecontroleerd en een conceptfactuurregel staat klaar voor de administratie.
Zo bouwen we het.
Elke oplossing heeft dezelfde vier lagen. AI doet alleen wat AI goed kan; jullie systemen blijven de bron van de cijfers.
Systemen in deze branche
- Servicemodule van het ERP
- Planningssoftware
- Exact of AFAS
- WhatsApp Business
- Outlook of Gmail
- Excel-exports
Voorbeelden, geen referenties. We beginnen met een export of importbestand. Of een directe koppeling kan, staat in het plan; de bouw ervan is meerwerk en staat apart in het voorstel.
Van gesprek tot beheer
- Gesprek: We kijken hoe meldingen binnenkomen, wat er het vaakst ontbreekt en waar de planner tijd verliest.
- Kort plan: Welk kanaal of welke klantgroep eerst, welk systeem we raken en wat we meten.
- Bouwen en testen: We testen met echte meldingen van de afgelopen maanden, en de servicedesk en een monteur beoordelen het resultaat vóór acceptatie.
- Beheer: Monitoring, bronupdates, rapportage en kleine wijzigingen. Een uitbreiding krijgt een eigen scope en prijs.
Waar we op letten.
Wat volgens ons het verschil maakt tussen een oplossing die blijft draaien en een proef die stilvalt.
Spreek af wat spoed is
Leg vooraf vast welke signalen direct naar een mens gaan, zoals veiligheid, gaslucht of uitval bij een kritieke klant. Dat is geen keuze voor een model.
Begin bij één kanaal
Bijvoorbeeld de mailbox of het webformulier. Dat geeft snel volume, en telefoon en WhatsApp sluiten er later op aan.
Geef geen reparatieadvies aan klanten
Een systeem mag gegevens verzamelen en samenvatten. Instructies aan de klant kunnen gevaarlijk zijn en blijven bij jullie techneut.
Laat een monteur meekijken
Monteurs weten welke informatie echt scheelt. Hun oordeel bepaalt welke vragen het systeem moet stellen.
Noem alleen tijden die in de planning staan
Een conceptantwoord mag geen aankomsttijd bedenken. Een belofte die niet klopt, kost meer dan het telefoontje.
Wat we bewust niet doen
- Geen diagnose of reparatieadvies
- Geen beloofde responstijden of automatische planning
- Geen besluit over contractdekking
Een logische eerste stap: storingsmeldingen compleet
Hier begint de rest van het proces. Een complete melding scheelt de servicedesk, de planner en de monteur tijd. Afgesproken statusberichten horen in dit pakket bij hetzelfde proces.
Dit past bij het pakket Compleet. Bekijk de prijzen
Hoeveel meldingen waren gisteren niet compleet?
In 20 minuten zoeken we samen uit welk werk slimmer kan. Daarna krijgen jullie een kort plan.
Plan je gratis strategiegesprekGratis · 20 minuten · daarna een kort plan