Import en distributie
Garantieclaims compleet, zonder vijf keer heen en weer mailen.
Wij bouwen de oplossingen die claims en dealervragen voorbereiden: gegevens gecheckt, ontbrekende stukken opgevraagd, de juiste procedure erbij. Over garantie en vergoeding beslist jullie aftersales.
20 minuten, gratis. Past het niet, dan zeggen we dat, en stopt het daar.
Wat er in de branche speelt
Jullie zitten tussen de fabrikant en de dealer. Dealers melden claims per mail, formulier of telefoon, elk op hun eigen manier. De fabrikant vergoedt alleen wat compleet is en aan zijn eisen voldoet. In het voorjaar, of bij een serieprobleem, komt alles tegelijk binnen, terwijl het aftersalesteam even groot blijft.
Gereedschap · Tuinmachines · Apparatuur · Fietsproducten
Dit herkennen jullie waarschijnlijk.
De claim komt binnen zonder de basis
Geen serienummer, geen aankoopbewijs, een onscherpe foto. Beoordelen kan nog niet, dus begint het terugmailen.
Elke dealer doet het anders
Een formulier, een mail, een foto via de telefoon. Iemand brengt het bij elkaar en typt het over in het systeem.
Dealers bellen voor de status
De vraag is simpel, maar het antwoord moet elke keer worden opgezocht. En de eindklant wacht bij de dealer.
Vergoeding loopt weg
Een claim die niet compleet is of te laat bij de fabrikant ligt, wordt niet vergoed. Dat blijft vaak onzichtbaar tot de afrekening.
De procedure staat in iemands hoofd
Per merk en model gelden andere eisen en termijnen. Wie dat niet weet, moet het navragen of opzoeken in een handleiding.
Wat we kunnen bouwen.
Elke oplossing staat op zichzelf. We beginnen met één; een volgende krijgt een eigen scope en prijs. Het pakket per oplossing is een eerste indicatie, de scope ligt vast in het voorstel.
01
Garantieclaims compleet
Nu: Claims komen onvolledig binnen en blijven liggen tot alles er is.
Wat we bouwen: We lezen de claim uit, controleren serienummer, model, aankoopdatum en bijlagen tegen jullie eisen per merk, en vragen met een conceptbericht op wat ontbreekt. Pas als het dossier compleet is, komt de claim bij de beoordelaar.
- Waar het uit put
- Claimmailbox · Serienummer- en dealerbestand · Garantievoorwaarden per merk
- Jullie team beslist
- Garantie, goodwill en vergoeding
- Wat we meten
- Minuten per claim · Contactmomenten per claim · Aandeel complete claims
- Past doorgaans bij
- Compleet
02
Statusvragen van dealers voorbereid
Nu: Dealers vragen steeds waar hun claim of order staat.
Wat we bouwen: De vraag wordt gekoppeld aan het juiste dossier of de juiste order. De bekende status staat als conceptantwoord klaar. Vaste antwoorden kunnen later zonder review, als we dat samen hebben afgesproken en getest.
- Waar het uit put
- Claimdossiers · ERP: orders en leveringen · Dealermailbox
- Jullie team beslist
- Wat er naar de dealer gaat
- Wat we meten
- Aantal statusvragen · Tijd per vraag
- Past doorgaans bij
- Compleet
03
Procedures en productinfo vindbaar
Nu: De juiste procedure of handleiding zoeken kost tijd, en nieuwe collega's weten niet waar het staat.
Wat we bouwen: Een assistent die alleen antwoordt uit jullie eigen procedures, handleidingen en productinformatie, met de bron erbij. Staat het er niet in, dan zegt hij dat.
- Waar het uit put
- Procedures per merk · Handleidingen · Eerdere beslissingen
- Jullie team beslist
- Hoe de procedure wordt toegepast
- Wat we meten
- Zoektijd per vraag · Vragen aan senior collega's
- Past doorgaans bij
- Start
04
Fabrikantvergoedingen bewaken
Nu: Niemand ziet in één oogopslag welke claims nog bij de fabrikant moeten of open staan.
Wat we bouwen: Een overzicht van goedgekeurde claims met per fabrikant de termijn, de benodigde stukken en de status. Dossiers staan klaar om in te dienen. Jullie team dient zelf in via het portaal van de fabrikant.
- Waar het uit put
- Claimdossiers · Voorwaarden per fabrikant · Creditnota's uit de boekhouding
- Jullie team beslist
- Wat er wordt ingediend en hoe afwijzingen worden opgepakt
- Wat we meten
- Claims over de termijn · Openstaande vergoedingen
- Past doorgaans bij
- Compleet
05
Dealer- en serienummerdata op orde
Nu: Dubbele dealers en ontbrekende serienummers maken elke controle lastiger.
Wat we bouwen: Een doorlopende controle die ontbrekende, dubbele en tegenstrijdige gegevens opspoort en in één werklijst zet. Niets wordt zonder akkoord overschreven.
- Waar het uit put
- Dealerbestand · Verkoop- en serienummerdata
- Jullie team beslist
- Welke correcties worden doorgevoerd
- Wat we meten
- Open punten in de werklijst · Claims met onbekend serienummer
- Past doorgaans bij
- Start
06
Terugkerende productproblemen zichtbaar
Nu: Een serieprobleem valt pas op als er al veel claims liggen.
Wat we bouwen: Een dashboard met claims per model, onderdeel, klacht en periode, zodat afwijkingen eerder opvallen. Klachtteksten worden gebundeld, zodat ook verschillend omschreven problemen bij elkaar komen.
- Waar het uit put
- Claimdossiers · Verkoopdata · Retouren
- Jullie team beslist
- Of iets een serieprobleem is en wat er richting fabrikant gebeurt
- Wat we meten
- Gebruik per week · Tijd voor de maandrapportage
- Past doorgaans bij
- Compleet of Maatwerk
Een dealerclaim zonder aankoopbewijs
Een dealer mailt over een kapotte accuzaag: een korte omschrijving en een foto van het typeplaatje.
Dit voorbeeld laat de werkwijze zien. De inrichting en uitkomst hangen af van jullie proces en gegevens.
Bekijk alle voorbeeldenHet systeem
Claim uitlezen
Model en serienummer worden van de foto gelezen en de dealer wordt herkend. Het serienummer staat als geleverd aan deze dealer.
Het systeem
Toetsen aan de eisen
Voor dit merk is een aankoopbewijs nodig. Dat ontbreekt. De garantietermijn kan daardoor nog niet worden bepaald.
Het systeem
Conceptbericht
Een bericht aan de dealer staat klaar met de vraag om het aankoopbewijs en een foto van het defect.
Jullie team
Versturen
De medewerker aftersales controleert het bericht en verstuurt het.
Het systeem
Dossier compleet
De bijlagen worden aan de claim gekoppeld. De aankoopdatum en de termijn staan bij de claim, met de voorwaarde waarop dat gebaseerd is.
Jullie team
Beoordelen
De beoordelaar beslist over garantie of goodwill. De goedgekeurde claim komt op de lijst voor de fabrikant.
Zo bouwen we het.
Elke oplossing heeft dezelfde vier lagen. AI doet alleen wat AI goed kan; jullie systemen blijven de bron van de cijfers.
Systemen in deze branche
- Exact
- AFAS
- Microsoft Dynamics
- Fabrikantportalen
- Outlook of Gmail
- Excel-exports
Voorbeelden, geen referenties. We beginnen met een export of importbestand. Of een directe koppeling kan, staat in het plan; de bouw ervan is meerwerk en staat apart in het voorstel.
Van gesprek tot beheer
- Gesprek: We kijken welke merken de meeste claims geven en waar het heen-en-weer ontstaat.
- Kort plan: Welk merk of welke claimsoort eerst, welke eisen we vastleggen en wat we meten.
- Bouwen en testen: We testen met echte claims van het afgelopen seizoen, ook de onvolledige, en jullie aftersales beoordeelt het resultaat vóór acceptatie.
- Beheer: Monitoring, bronupdates, rapportage en kleine wijzigingen. Een uitbreiding krijgt een eigen scope en prijs.
Waar we op letten.
Wat volgens ons het verschil maakt tussen een oplossing die blijft draaien en een proef die stilvalt.
Begin bij één merk
Kies het merk met de meeste claims en duidelijke voorwaarden. Dan staan de eisen snel op papier en is het resultaat goed te meten.
Leg de eisen vast als regels
Termijnen en verplichte stukken horen in vaste regels, niet in een tekstopdracht aan een model. Zo blijft elke uitkomst te controleren.
Laat de dealer niet overstappen
Een nieuw portaal vraagt om medewerking die er vaak niet is. Begin met wat dealers nu al sturen, en vraag gericht om wat ontbreekt.
Maak het besluit herleidbaar
Bij elk dossier staat op welke voorwaarde de controle is gebaseerd. Dat scheelt discussie met de dealer en de fabrikant.
Bereid je voor op de piek
Test ook met een drukke periode. Juist dan moet duidelijk zijn wat er bovenaan de lijst staat.
Wat we bewust niet doen
- Geen besluiten over garantie of vergoeding
- Geen gesloten fabrikantportalen bedienen zonder toestemming
- Geen technisch oordeel over de oorzaak van een defect
Een logische eerste stap: claims van één merk compleet
Het volume is duidelijk, de eisen zijn vast te leggen en het resultaat is te meten in contactmomenten per claim. Afgesproken opvolging en statusvragen horen in dit pakket bij hetzelfde proces.
Dit past bij het pakket Compleet. Bekijk de prijzen
Vragen uit deze branche.
Hoeveel claims waren gisteren niet compleet?
In 20 minuten zoeken we samen uit welk werk slimmer kan. Daarna krijgen jullie een kort plan.
Plan je gratis strategiegesprekGratis · 20 minuten · daarna een kort plan