Technische groothandel
Jullie binnendienst typt te veel over en belt te weinig na.
Wij bouwen de oplossingen die aanvragen uit mail en Excel klaarzetten voor jullie ERP, en die bewaken welke offertes nog openstaan. Prijs, alternatief en levertijd blijven bij jullie binnendienst.
20 minuten, gratis. Past het niet, dan zeggen we dat, en stopt het daar.
Wat er in de branche speelt
Goede binnendienst is lastig te vinden: UWV noemt commercieel medewerkers binnendienst en klantenservice als tekortberoepen in de groothandel. Grote klanten bestellen via EDI of een portaal, maar de rest stuurt een mail, een PDF of een Excel-lijst in hun eigen artikelnummers. Dat stuk blijft handwerk, en juist daar zit de kennis in de hoofden van een paar mensen.
Industriële onderdelen · Gereedschap · Bevestigingsmaterialen · Technische verbruiksartikelen
Dit herkennen jullie waarschijnlijk.
De dag begint met overtypen
Artikelen en aantallen uit mails, PDF's en Excel-lijsten gaan regel voor regel het ERP in. Dat kost de tijd die voor klanten bedoeld was.
De klant gebruikt zijn eigen artikelnummers
Twee collega's weten welk nummer van de klant bij welk artikel hoort. Zijn ze ziek of op vakantie, dan blijft de aanvraag liggen of gaat er iets mis.
De aanvraag is niet compleet
Aantal, uitvoering of afleveradres ontbreekt. Eerst terugmailen, dan wachten, en intussen is de aanvraag uit beeld.
De offerte gaat de deur uit en daarna belt niemand
Opvolgen staat in elke functieomschrijving, maar het drukke werk gaat voor. Welke offertes nog kans maken, weet niemand precies.
Dezelfde productvragen, elke dag weer
Past dit op dat? Wat is het alternatief? Het antwoord staat ergens in een datasheet, en een senior zoekt het tussendoor op.
Wat we kunnen bouwen.
Elke oplossing staat op zichzelf. We beginnen met één; een volgende krijgt een eigen scope en prijs. Het pakket per oplossing is een eerste indicatie, de scope ligt vast in het voorstel.
01
Offerteaanvragen compleet
Nu: Een aanvraag komt binnen als mail, PDF of Excel-lijst en moet regel voor regel worden overgenomen.
Wat we bouwen: We lezen de aanvraag uit, zetten elke regel om naar artikel en aantal, zoeken prijsafspraak en voorraad op in het ERP of een export daarvan en markeren wat ontbreekt. De binnendienst ziet één scherm met de bronregel naast het voorstel.
- Waar het uit put
- Gedeelde mailbox · ERP: artikelen, klanten, prijzen, voorraad · Eerdere offertes
- Jullie team beslist
- Product, alternatief, korting en levertijd
- Wat we meten
- Tijd per aanvraag · Aandeel complete aanvragen · Doorlooptijd tot offerte
- Past doorgaans bij
- Compleet
02
Klantartikelnummers herkennen
Nu: De koppeling tussen het nummer van de klant en jullie artikel zit in de hoofden van een paar collega's.
Wat we bouwen: We bouwen een koppeltabel uit eerdere orders en offertes. Elke correctie van de binnendienst komt daarin terecht, zodat dezelfde vraag de volgende keer niet terugkomt. Bij twijfel doet het systeem een voorstel en vult het niets in.
- Waar het uit put
- Orderhistorie uit het ERP · Eerdere offertes · Correcties van de binnendienst
- Jullie team beslist
- Elke nieuwe koppeling, tot die is goedgekeurd
- Wat we meten
- Aandeel direct herkende regels · Aantal correcties per week
- Past doorgaans bij
- Compleet
03
Open offertes opvolgen
Nu: Offertes verdwijnen uit beeld zodra ze verstuurd zijn.
Wat we bouwen: Een dagelijks overzicht van wat echt nog openstaat, gesorteerd op waarde en leeftijd, met een conceptmail of belnotitie per offerte. Wat al besteld is, valt eruit via een dagelijkse export uit het ERP of een koppeling.
- Waar het uit put
- Offertes en orders uit het ERP · Mailhistorie per klant
- Jullie team beslist
- Of, wanneer en hoe er wordt opgevolgd
- Wat we meten
- Opvolgdekking · Offertes zonder reactie · Omzetting naar order
- Past doorgaans bij
- Compleet
04
Productvragen met de bron erbij
Nu: Technische vragen wachten op de collega die het weet, terwijl het antwoord in een datasheet staat.
Wat we bouwen: Een assistent die alleen antwoordt uit jullie eigen catalogus, datasheets en eerdere antwoorden, en altijd aangeeft waar het antwoord vandaan komt. Staat het er niet, dan zegt hij dat.
- Waar het uit put
- Catalogus en datasheets · Productdata (PIM of ERP) · Beantwoorde mails
- Jullie team beslist
- Wat er naar de klant gaat
- Wat we meten
- Zoektijd per vraag · Aandeel vragen met bron beantwoord
- Past doorgaans bij
- Start
05
Artikel- en klantdata op orde
Nu: Dubbele artikelen, ontbrekende kenmerken en afwijkende schrijfwijzen maken elk ander proces moeilijker.
Wat we bouwen: Een doorlopende controle die dubbele, onvolledige en tegenstrijdige gegevens opspoort en ze als werklijst aanbiedt. Niets wordt zonder akkoord overschreven.
- Waar het uit put
- Artikelbestand · Klantbestand · Leveranciersbestanden
- Jullie team beslist
- Welke correcties worden doorgevoerd
- Wat we meten
- Open punten in de werklijst · Aandeel complete artikelkaarten
- Past doorgaans bij
- Start
06
Zicht op nee-verkoop en marge
Nu: Wat er niet verkocht wordt en waarom, staat nergens bij elkaar.
Wat we bouwen: Een dashboard dat offertes, orders en afwijzingen uit ERP, Excel en mail samenbrengt: per klant, productgroep en verkoper. Het laat zien waar kansen blijven liggen.
- Waar het uit put
- ERP · Offertelijsten in Excel · Redenen van afwijzing
- Jullie team beslist
- Wat er met de inzichten gebeurt
- Wat we meten
- Gebruik per week · Tijd voor de maandrapportage
- Past doorgaans bij
- Compleet of Maatwerk
Een Excel-lijst op maandagochtend
Een klant mailt een lijst met veertien regels, in eigen artikelnummers, met de vraag om snel een prijs.
Dit voorbeeld laat de werkwijze zien. De inrichting en uitkomst hangen af van jullie proces en gegevens.
Bekijk alle voorbeeldenHet systeem
Regels uitlezen
De mail en de bijlage worden gelezen. Twaalf regels koppelen aan een artikel via de koppeltabel; twee regels krijgen een voorstel met de vraag om te controleren.
Het systeem
Gegevens uit het ERP
Prijsafspraak en voorraad komen per regel uit het ERP. Eén artikel is niet op voorraad; het systeem noemt het alternatief uit jullie eigen lijst.
Het systeem
Conceptvraag
Bij de twee twijfelregels staat een conceptvraag aan de klant klaar, in de toon van jullie binnendienst.
Jullie team
Beoordelen en versturen
De binnendienst bevestigt de koppelingen, kiest het alternatief, past de staffel toe en verstuurt.
Het systeem
Vastleggen en opvolgen
De nieuwe koppelingen worden onthouden, de offerte staat klaar voor het ERP en er staat een opvolgtaak klaar.
Zo bouwen we het.
Elke oplossing heeft dezelfde vier lagen. AI doet alleen wat AI goed kan; jullie systemen blijven de bron van de cijfers.
Systemen in deze branche
- Exact
- AFAS
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Outlook of Gmail
- Excel-exports
Voorbeelden, geen referenties. We beginnen met een export of importbestand. Of een directe koppeling kan, staat in het plan; de bouw ervan is meerwerk en staat apart in het voorstel.
Van gesprek tot beheer
- Gesprek: We kijken welk soort aanvraag het vaakst terugkomt en wie er nu aan werkt.
- Kort plan: Welke klantgroep of aanvraagsoort eerst, welk systeem we raken en wat we meten.
- Bouwen en testen: We testen met jullie eigen oude aanvragen, inclusief de lastige, en laten de binnendienst het resultaat beoordelen vóór acceptatie.
- Beheer: Monitoring, bronupdates, rapportage en kleine wijzigingen. Een uitbreiding krijgt een eigen scope en prijs.
Waar we op letten.
Wat volgens ons het verschil maakt tussen een oplossing die blijft draaien en een proef die stilvalt.
Begin bij één soort aanvraag
Bijvoorbeeld de Excel-lijsten van vaste klanten. Dan is snel te zien of het werkt, en leert de koppeltabel op echte regels.
Prijs en voorraad komen uit het ERP
Een model mag een regel lezen, maar nooit een prijs of levertijd bedenken. Dat onderscheid is de belangrijkste ontwerpkeuze.
Bij twijfel vragen, niet invullen
Een gemarkeerde regel kost seconden. Een verkeerd artikel in een offerte kost een klant.
Maak correcties tot bezit
Elke correctie van de binnendienst komt in de koppeltabel. Zo wordt kennis uit de hoofden van twee collega's van het bedrijf.
Betrek de binnendienst vanaf de eerste test
Zij zien fouten die niemand anders ziet. En het werk verandert voor hen: minder overtypen, meer klantcontact.
Meet eerst hoe het nu gaat
Aan het begin van het bouwen meten we tijd per aanvraag en doorlooptijd. Zonder die stand is later niet te zeggen wat het heeft opgeleverd.
Wat we bewust niet doen
- Geen orders zonder controle in het ERP
- Geen prijzen of kortingen berekenen
- Geen vervanging van jullie ERP of webshop
Een logische eerste stap: offerteaanvragen van vaste klanten
Dit werk komt elke dag terug, de bronnen zijn er al en het resultaat is snel te beoordelen. Afgesproken opvolging van open offertes hoort in dit pakket bij hetzelfde proces.
Dit past bij het pakket Compleet. Bekijk de prijzen
Hoeveel aanvragen typte jullie binnendienst gisteren over?
In 20 minuten zoeken we samen uit welk werk slimmer kan. Daarna krijgen jullie een kort plan.
Plan je gratis strategiegesprekGratis · 20 minuten · daarna een kort plan