Transport en logistiek
Minder bellen over zendingen, meer tijd om te plannen.
Wij bouwen de oplossingen rond het planbord: transportopdrachten uit mail in jullie TMS, statusvragen voorbereid en afleverbewijzen compleet voor de factuur. De planning en de afspraken met klanten blijven bij jullie team.
20 minuten, gratis. Past het niet, dan zeggen we dat, en stopt het daar.
Wat er in de branche speelt
Sinds 1 juli 2026 betalen vrachtwagens in Nederland per kilometer, afhankelijk van onder meer gewicht en CO₂-uitstoot. Dat maakt ritkosten en doorbelasting nog belangrijker. Planners en chauffeurs blijven kernfuncties die lastig te vervullen zijn. Elke rit levert intussen meer administratie op: opdrachten in allerlei vormen, afleverbewijzen en vragen van klanten over waar hun zending is.
Wegvervoer · Distributie · Koel- en vriestransport · Expeditie · Bouwlogistiek
Dit herkennen jullie waarschijnlijk.
De planner is ook de klantenservice
De telefoon gaat met de vraag waar de zending is. De planner zoekt het op in het TMS of de boordcomputer, belt terug en moet daarna de draad van de planning oppakken.
Opdrachten komen in alle vormen binnen
Mail, PDF, Excel, soms een portaal per klant. De orderbalie typt ze over in het TMS, met het risico op een verkeerd adres of laadvenster.
De factuur wacht op een afleverbewijs
CMR's en afleverbonnen komen als foto via WhatsApp, op papier of helemaal niet. Zolang het bewijs ontbreekt, blijft de factuur liggen.
Wachttijd verdwijnt uit beeld
Lang staan bij de klant staat wel op de boordcomputer, maar komt niet altijd op de factuur, omdat niemand elke rit naloopt.
Klantafspraken zitten in het hoofd van de planner
Losvenster, laadklep, wie er gebeld moet worden: veel staat nergens vast. Bij ziekte of vakantie gaat dat mis.
Klanten vragen om meer gegevens
Grote verladers vragen om CO₂-cijfers per rit of klant, en de heffing vraagt om inzicht per rit. Dat wordt nu met de hand uit losse exports gehaald.
Wat we kunnen bouwen.
Elke oplossing staat op zichzelf. We beginnen met één; een volgende krijgt een eigen scope en prijs. Het pakket per oplossing is een eerste indicatie, de scope ligt vast in het voorstel.
01
Transportopdrachten klaar voor het TMS
Nu: Opdrachten uit mail, PDF en Excel worden met de hand overgetypt.
Wat we bouwen: We lezen de opdracht uit, zetten laad- en losadres, venster, pallets en gewicht in jullie TMS-formaat en controleren ze tegen de klantafspraken. Wat ontbreekt of afwijkt, staat bovenaan met een conceptvraag.
- Waar het uit put
- Gedeelde orderbox · TMS: klanten, adressen, tarieven · Klantafspraken
- Jullie team beslist
- Acceptatie van de opdracht en de planning
- Wat we meten
- Tijd per opdracht · Aantal correcties achteraf · Aandeel complete opdrachten
- Past doorgaans bij
- Compleet
02
Statusvragen voorbereid
Nu: Waar is mijn zending? Elke vraag haalt de planner uit het werk.
Wat we bouwen: Een vraag per mail wordt gekoppeld aan de rit. Status en bekende aankomsttijd komen uit het TMS of een export daarvan, en een conceptantwoord staat klaar. Vaste vragen kunnen later zonder review, als we dat samen hebben afgesproken en getest.
- Waar het uit put
- TMS · Track-and-trace, als die er is · Mailbox klantenservice
- Jullie team beslist
- Wat er naar de klant gaat en wat er wordt toegezegd
- Wat we meten
- Aantal statusvragen per dag · Tijd per vraag · Reactietijd naar de klant
- Past doorgaans bij
- Compleet
03
Afleverbewijzen compleet voor de factuur
Nu: Foto's van CMR's en bonnen liggen verspreid, en de factuur wacht erop.
Wat we bouwen: Foto's en scans die per mail of via een uploadlink binnenkomen, worden aan de juiste rit gekoppeld en gecontroleerd op handtekening en opmerkingen. Afwijkingen gaan naar een werklijst, en wat ontbreekt wordt bij de chauffeur of klant opgevraagd. Complete ritten staan klaar om te factureren.
- Waar het uit put
- Foto's en scans · TMS: ritten · Facturatiepakket
- Jullie team beslist
- Afwijkingen, schades en wat er gefactureerd wordt
- Wat we meten
- Dagen van aflevering tot factuur · Ritten zonder bewijs
- Past doorgaans bij
- Compleet
04
Wachttijd en meerkosten zichtbaar
Nu: Afwijkingen ten opzichte van de rit staan wel in de data, maar niemand loopt ze na.
Wat we bouwen: We leggen de tijden uit de boordcomputer naast de afspraak per klant en signaleren wachttijd en extra stops. De planner of administratie krijgt per rit een voorstel voor doorbelasting, met de onderbouwing erbij.
- Waar het uit put
- Boordcomputer · TMS · Tarief- en wachttijdafspraken
- Jullie team beslist
- Wat er wordt doorbelast
- Wat we meten
- Gesignaleerde wachttijd · Aandeel dat op de factuur komt
- Past doorgaans bij
- Maatwerk
05
Spot- en tariefaanvragen op een rij
Nu: Een losse aanvraag kost tussendoor zoekwerk, en het antwoord komt vaak later dan de klant hoopt.
Wat we bouwen: De aanvraag wordt uitgelezen en aangevuld met wat ontbreekt en met eerdere ritten en prijzen op dezelfde lijn. De verkoper of planner heeft alles bij elkaar, berekent zelf de prijs en krijgt een conceptantwoord om in te vullen.
- Waar het uit put
- Mail · TMS en eerdere ritten
- Jullie team beslist
- De prijs en of de rit wordt aangenomen
- Wat we meten
- Tijd tot antwoord · Aandeel beantwoorde aanvragen
- Past doorgaans bij
- Start
06
Rit- en klantinzicht zonder Excel-werk
Nu: Heffing, CO₂ en marge per klant staan in losse exports.
Wat we bouwen: Een dashboard dat TMS-, boordcomputer- en financiële data samenbrengt via exports of koppelingen: kosten per rit en klant, plus een overzicht voor verladers die erom vragen. Elke regel is terug te herleiden naar de bron.
- Waar het uit put
- TMS · Boordcomputer en tolgegevens · Boekhouding
- Jullie team beslist
- Hoe de cijfers worden geduid en gedeeld
- Wat we meten
- Uren per rapportage · Gebruik van het dashboard
- Past doorgaans bij
- Compleet of Maatwerk
Zes zendingen voor morgenochtend
Om tien over drie mailt een verlader een PDF met zes zendingen voor de volgende dag.
Dit voorbeeld laat de werkwijze zien. De inrichting en uitkomst hangen af van jullie proces en gegevens.
Bekijk alle voorbeeldenHet systeem
Opdracht uitlezen
Laad- en losadressen, vensters, pallets en gewichten worden uit de PDF gehaald en naast de klantafspraken gelegd: los vóór tien uur, laadklep nodig.
Het systeem
Afwijkingen markeren
Bij één zending ontbreekt het gewicht en een afleveradres is nieuw. Een conceptvraag aan de verlader staat klaar.
Jullie team
Beoordelen
De orderbalie stuurt de vraag, bevestigt het adres en zet de opdracht door. De planner neemt hem op in de planning.
Het systeem
Klaar voor het TMS
De zendingen staan klaar als importbestand voor het TMS, of gaan via een koppeling als die is afgesproken. Niemand heeft iets overgetypt.
Het systeem
Na de aflevering
De foto van de afleverbon wordt aan de rit gekoppeld en gecontroleerd. Twintig minuten extra wachttijd wordt gesignaleerd.
Jullie team
Afronden
De administratie bekijkt de wachttijd, past de doorbelasting toe en factureert de rit.
Zo bouwen we het.
Elke oplossing heeft dezelfde vier lagen. AI doet alleen wat AI goed kan; jullie systemen blijven de bron van de cijfers.
Systemen in deze branche
- TMS, zoals Transpas of Plan&Go
- Boordcomputers, zoals Transics of Webfleet
- Boekhouding
- Outlook of Gmail
- Excel-exports
Voorbeelden, geen referenties. We beginnen met een export of importbestand. Of een directe koppeling kan, staat in het plan; de bouw ervan is meerwerk en staat apart in het voorstel.
Van gesprek tot beheer
- Gesprek: We kijken waar de planner en de orderbalie de meeste tijd aan kwijt zijn, en welke klant de meeste opdrachten stuurt.
- Kort plan: Welke klant of welk soort opdracht eerst, welk systeem we raken en wat we meten.
- Bouwen en testen: We testen met echte opdrachten, afleverbonnen en vragen van de afgelopen weken, ook de slecht leesbare. Planners en orderbalie beoordelen het resultaat vóór acceptatie.
- Beheer: Monitoring, bronupdates, rapportage en kleine wijzigingen. Een uitbreiding krijgt een eigen scope en prijs.
Waar we op letten.
Wat volgens ons het verschil maakt tussen een oplossing die blijft draaien en een proef die stilvalt.
Begin bij de klant die het meeste stuurt
Eén verlader met een vast format geeft snel volume en een helder resultaat. Lastige uitzonderingen komen daarna.
Blijf van het planbord af
Plannen en routeren doet jullie team met jullie eigen software. Wij halen het werk eromheen weg, zodat er meer tijd overblijft om te plannen.
Zeg alleen toe wat in de data staat
Een conceptantwoord noemt de bekende status. Een nieuwe aankomsttijd of toezegging doet een mens, zeker bij vertraging.
Maak klantafspraken vindbaar
Leg vensters, laadklep en contactpersonen vast als data. Dat helpt de oplossing, maar ook de vervanger van de planner.
Spreek af wat er met chauffeursgegevens gebeurt
Boordcomputerdata zegt ook iets over mensen. Leg vooraf vast waarvoor die wordt gebruikt, wie erbij kan, en betrek de ondernemingsraad als die er is.
Meet eerst hoe het nu gaat
Aan het begin van het bouwen meten we statusvragen, tijd per opdracht en dagen tot factuur. Zo is later duidelijk wat er echt is veranderd.
Wat we bewust niet doen
- Geen vervanging van jullie TMS of planningssoftware
- Geen oordeel over rij- en rusttijden of officiële CO₂-verklaringen
- Geen prijsberekening of toezeggingen aan klanten zonder afspraak
Een logische eerste stap: transportopdrachten of statusvragen
Kies wat bij jullie het meeste stoort. Opdrachten scheelt overtypen en fouten, statusvragen geeft de planner rust. Afleverbewijzen en wachttijd zijn elk een volgend proces, met een eigen scope en prijs.
Dit past bij het pakket Compleet. Bekijk de prijzen
Hoe vaak werd jullie planner gisteren gebeld over een zending?
In 20 minuten zoeken we samen uit welk werk slimmer kan. Daarna krijgen jullie een kort plan.
Plan je gratis strategiegesprekGratis · 20 minuten · daarna een kort plan